如何撰写专业的商务电子邮件：初学者指南

无论您是员工、企业家还是博主、工作专业人士，还是渴望成为一名专业人士，撰写优秀的专业电子邮件都是您商务沟通技巧的重要组成部分。随着英语语法的复杂性和人们如今日益繁忙的日程安排，吸引人们的注意力并让他们阅读您要说的内容并非易事。

因此，这里有一份终极指南，教您如何编写更好的商务电子邮件以及在此过程中应避免的一些错误。

什么是企业电子邮件及其类型？

商务电子邮件是您在与同事、客户或与您的业务线相关的其他人通信时撰写的电子邮件。简单来说，商务电子邮件只是为了进行交易或开展业务而发送的电子邮件，例如参加会议、向某人发送发票、与新人建立联系等。

商务电子邮件有多种类型，其中一些比其他的更正式。根据上下文、收件人和动机，可以将商务电子邮件视为冷电子邮件或暖电子邮件。

冷邮件

如果您的电子邮件发送给您不认识或以前（或曾经见过）未与之开展业务的人，则它被称为冷电子邮件。

这种类型的电子邮件要求作者包含所有相关信息，以便清楚地理解他们的消息，而不会造成混淆。冷电子邮件通常与对特定交易的请求或具有特定目的有关。例如，发送给潜在客户（他可能不认识您）询问他们的业务的电子邮件被视为冷电子邮件。

当此类电子邮件作为营销过程的一部分发送时（例如发送大量新闻通讯），它也被称为“冷营销电子邮件”。当它们被发送以尝试确保新的商机时，它们被称为“冷铅电子邮件”。

温暖的邮件

一封热情的电子邮件会发送给认识您或以前与您联系过的人。

这可能是您的现有客户、同事，甚至是您的老板。温暖的电子邮件通常更简短，不太正式，只包含需要知道的关键信息，没有任何不必要的细节。

例如，如果你正在与你的经理参加一个重要的会议，之后你将在公司内部讨论你的晋升，电子邮件可以通过说明你想要什么（晋升），你为什么要应得的（因为您过去的出色工作）以及您想见面的时间（会后）。

商务电子邮件的组成部分

大多数商业电子邮件往往包含某些元素。如果不包括这些，电子邮件可能无法实现其目标，这将浪费您的时间和精力。您必须在每封商业电子邮件中包含的一些元素是：

主题

每封企业电子邮件都需要一个主题。它是一种使读者打开电子邮件的标题或标识符。主题应该简单、相关且引人注目。例如，如果您的老板发送电子邮件向所有人通报公司会议的最新情况，则主题将是“公司会议”。

它还可能包含一个冒号，之后您可以添加您认为重要的其他信息。例如，如果您正在处理一个涉及多人的项目，并希望将一些应用于计划的更改通知他们，则可以添加“项目状态：新更改”作为主题。

称呼

称呼是用于在商务电子邮件中称呼收件人的短语。称呼应该正式和礼貌，具体取决于您的电子邮件地址。例如，如果您向您的上司发送电子邮件，您的称呼应该是“Dear Mr De Silva”或“Dear Sir”。如果是针对客户或与组织没有直接关联的人，“尊敬的尊贵客户”就足够了。

信息结构

大多数商务电子邮件本质上都是正式的。因此，它们需要一个正式的结构，使接收者能够做出相应的响应。最常用的结构是IBC（介绍性信息、正文和结束语）

简介：在本节中，您将简要提及您是谁以及您如何认识收件人。例如，如果您将自己介绍为一名新员工，则可以使用“我是新的营销主管”作为您的介绍。您还可以说明为什么他们应该阅读电子邮件。例如，“我相信您会对此信息感兴趣”或“您可能会对此感兴趣”。

正文：此部分包含企业电子邮件的主要部分。您必须简明准确地编写它，以便收件人能够快速理解它，而不是阅读杂乱无章的段落。包括你想说的一切，没有任何不必要的细节。例如，如果您想请求业务合作伙伴提供业务建议，请从“请求您发送业务建议以便...”开始。

结束语：在本节中，您恭敬地向对方请求您想要的东西。如果他们对您的请求有任何问题或疑虑，您也可以表明您希望得到答复。例如，“我希望在明天的会议上听到积极的消息，并期待未来与您合作。”

签名

此部分包括您的姓名和联系信息。如果电子邮件是正式的，还应包括您的职位和职位。例如，“我是xx先生的私人助理”。您还可以在签名中添加您的联系方式，例如电子邮件地址、电话号码和邮寄地址。

撰写出色商务电子邮件的八个步骤

如果您不熟悉撰写商务电子邮件，建议您遵循以下八步：

1.确定您的目的：在开始撰写商务电子邮件之前，请确定其目的。是请求还是邀请？如果可能，请用大约两句话概括您的目的。这将帮助您保持专注并仅包含相关内容。

2.研究你的收件人：你的电子邮件应该只针对你的收件人，而不是大众。您可以通过研究收件人来做到这一点。他们是谁？他们的兴趣和行为是什么？这个阶段至关重要，因为它可以帮助您在个人层面上与读者建立联系。您甚至可以尝试找出任何共同的联系或朋友。这样，您可以在电子邮件中简要提及它们以对其进行个性化设置。此外，请在 LinkedIn 等社交媒体网站上查看收件人的个人资料。这会让您了解他们的年龄组和兴趣。包含他们可能不理解的词是不明智的，特别是如果他们来自不同的世代。

3.写主题行：在商业中，电子邮件的主题非常重要，因为它为里面的内容定下了基调。一个写得不好或含糊不清的主题会导致接收者的困惑和可能的误解。保持你的主题简短，把最重要的词放在开头。此外，请确保您的主题行听起来不是垃圾邮件，因为收件人可能会在不打开电子邮件的情况下将其删除。

4.称呼您的读者：与任何其他通信一样，您必须正确称呼收件人。确保使用正确的称呼（即，尊敬的先生，您好史密斯先生）并避免使用诸如“致其可能关心的人”或“亲爱的小姐，亲爱的先生”之类的短语。如果您在不知道收件人的情况下也想保持正式，请说出他们的职位，例如“尊敬的Feedough .com创始人”。或者简单地使用“嗨”或“你好”之类的短语。

5.撰写正文：在商务电子邮件中，您需要清楚准确地传达您的信息。先到先得：解决您的主题，然后继续讨论您想从他们那里得到什么以及为什么他们应该给您。如果可能，请使用项目符号，因为这使收件人易于阅读信息。用问题或号召性用语结束您的请求。尽量保持你的电子邮件简短，对不同的论点使用不同的段落，并尝试听起来很对话但要非常具体。

6.开发并添加您的签名：使用您的姓名和职位是不够的。一个好的签名将包括您在公司角色的简要描述、联系电话和电子邮件地址。您还可以添加您的社交媒体句柄，以便您的收件人轻松与您联系。

7.校对语法、拼写错误和错别字：始终从读者的角度阅读您的电子邮件。确保它没有任何语法、拼写和打字错误，因为这些错误可能会破坏部分收件人的交易。

8.发送电子邮件并等待：写完电子邮件后，再校对一次，然后将电子邮件发送给目标收件人。然后等待他们的回应。

撰写商务电子邮件时要记住的关键事项

对于商务电子邮件，不存在第二次机会。遵循某些规则和政策以确保您的电子邮件专业并且对读者产生良好影响非常重要：

保持电子邮件简短

您的电子邮件越短越好。长电子邮件通常会被忽略或没有完全阅读。言简意赅，切入正题。

例如，不要延长诸如“我们过去的客户在各自领域非常受欢迎和知名，我们为为他们的成功迈出的一步而感到自豪”这样的句子，您可以使用“我们为曾服务过一些非常出色的客户而感到自豪”。过去的知名客户”。

保持您的电子邮件简单

如果可能，在撰写电子邮件时避免使用与行业相关的长词并使用更简单的词汇。使用易于理解、易于阅读的单词。

例如，与其使用“多方面、跨平台技术”这样的短语来试图听起来很聪明，您还可以使用“多功能网站”。

保持您的电子邮件正式

保持您的电子邮件正式和尊重。写一种随意的语气可能更容易，但要尽量保持专业。但也不要太专业。尝试在过于正式和过于随意之间取得完美平衡，并牢记您与接受者建立或想要建立的关系类型。此外，在电子邮件中添加一丝温暖和尊重有助于更好地与收件人建立联系。 

使用人工智能文案工具

今天，即使您不熟悉该流程，您也可以撰写引人入胜的商务电子邮件。有许多 AI 文案工具可以帮助您以最简单的方式撰写电子邮件。例如，CloserCopy、Jarvis 和 Rytr 是基于人工智能的电子邮件编写工具，可以帮助您在尽可能短的时间内起草电子邮件——您只需进行必要的调整。

避免被动语态

被动语态听起来含糊不清，可能会使读者难以理解您要说的内容。尝试改用主动语态。例如，不要写“我们很快就会讨论这个机会”，而是使用“我们很快就会讨论这个机会”。

使用项目符号使其易于阅读

太长的段落可能难以阅读和理解。它们会使您的读者感到困惑并完全失去他们的注意力。使用要点来轻松快速地理解主题。

例如，不要写“我们是该行业领先的电子商务网站，因为我们为客户提供优质的服务，包括提供广泛的产品范围、提供 24×7 的客户服务等”，使用

“我们的在线零售店提供：

范围广泛的产品

24/7 全天候客户服务”

尽量不要听起来像机器人

不推荐过于正式的语气。使用诸如“在能力范围内”、“由于这样的事实”或“如果我很高兴”之类的词会使您的电子邮件听起来像机器人。使用简单的词来代替，以获得更好的清晰度。

例如，不要说“符合您的要求”，而是使用“根据您的要求”。

在发送之前校对您的电子邮件

校对您的电子邮件并检查拼写和标点符号错误。当您使用随意的语言给朋友写信时，这些可能不是什么大问题，但在商务电子邮件中，任何小错误都可能损害您的组织或品牌的形象。

Grammarly和 Hemingway 是两种最流行的 AI 工具，您可以使用它们在发送电子邮件之前仔细检查它们。这些工具会突出显示语法错误、拼写错误、段落太长和整体可读性，并提出更改建议，以便您可以使电子邮件不那么复杂、更易于阅读并提高整体清晰度。

避免对冲

对冲是指人们使用表达不确定性和犹豫的语言手段来表现出礼貌。诸如“也许”、“我认为”、“我觉得”、“如果”、“应该能够”和“基本上”之类的词和短语在当时看起来是个好主意，但最终会结束削弱了原本强烈的声明。

例如，不要写“我认为我们可以做到这一点”，而不要写“，我们可以做到这一点”。

谨慎使用附件和链接

由于收件人可能是以前从未听说过您的人，因此他们在打开您附加到电子邮件中的任何附件或链接时可能会格外小心。尽量不要用过多的链接或附件轰炸您的初始电子邮件。

如何格式化您的企业电子邮件

正确格式化您的电子邮件可以更容易阅读和理解。与项目符号的情况一样，粗体或斜体字可以帮助引起对特定信息的注意。不建议使用大写和下划线，因为它们会使您的电子邮件看起来不专业且难以阅读。

而且，如果你的邮件会被转发给各个部门或人员，重要信息使用粗体和大写字母，以便清楚地看到邮件中最重要的信息。

作为一般经验法则：

正文使用 10-12 的字体大小，

衬线字体更容易在屏幕上阅读，

黑体 和宋体 是您可以用于电子邮件的最佳字体，

避免在主题行中使用所有大写字母（感觉像是在大喊大叫），

将重要信息加粗以提高可读性，

使用缩进和换行符使电子邮件结构易于理解，

避免使用多种字体颜色，

在整个电子邮件中保持标准字体大小，

不要使用两种以上的字体样式。

底线？

毫无疑问，现代商务交流变得更加随意。但是，请务必记住，即使您发送的是一封不太正式的电子邮件，收件人也可能会将其视为您的官方品牌或公司代表与他们进行交流。

使用正式语言和简洁会增加从读者那里得到回应的机会，因为他们可以清楚地理解你想说什么而不会产生任何混淆。这种策略将大大提高客户满意度。

最后……记住，不要害怕使用表情符号！没有表情世界就不一样了。